En un entorno de servicios digitales lo que vendemos es tiempo, tiempo de gente con más o menos experiencia, que se organiza mejor o peor, o que es más o menos efectivo.

Pero en una situación de mucha demanda, al final lo que gestionamos es el tiempo de nuestra fuerza de trabajo.

La gran lección sobre el tiempo es que es el mismo para todos, 24 horas al día. Cada uno lo organiza como quiere o como puede, pero el enfoque será diferente para la vida personal y la profesional.

En la vida personal somos los responsables únicos de dirigir nuestro tiempo como queramos, pero en el trabajo tenemos la responsabilidad de responder con nuestro tiempo ante unos requerimientos con los que hemos entrado en compromiso. Clientes, jefes, compañeros, etc. dependen de nuestra efectiva gestión del tiempo.

Enfrentar la gestión del tiempo como un aspecto en la optimización del trabajo y la empresa es una buena idea, siempre sin obsesionarse ya que somos humanos, y la práctica se distancia mucho de la teoría.

Por ejemplo en Wanatop ya tenemos calculado que de 160 horas mensuales (una jornada completa), solo podemos contar con unas 120 horas de trabajo efectivo, con 100 estamos contentos.

El tiempo es limitado, y tiene un coste de fijos y variables que debemos amortizar, y el primer paso es gestionarlo adecuadamente si es que nuestro rol de responsable lo requiere.

 

Interrupciones, el problema de nuestra planificación

«Perdona que te moleste, pero necesito que…»

Ese momento en el que estás alcanzando el nirvana de la concentración y notas unos toquecitos en el hombro, que vienen a decir «me importa bien poco lo que te haces, pero para, y haz lo que me preocupa a mí».

Las interrupciones suele ser el principal asunto para enfrentar antes de pasar a técnicas y costumbres más profundas.

Las interrupciones y distracciones serán el principal foco de problemas con la gestión y planificación del tiempo.

Además, ver al final de la jornada que nuestro rendimiento y planificación no ha funcionado nos causará estrés, desmotivación y falta de creatividad a la hora de enfrentar este problema.

Los consejos son identificar estas distracciones recurrentes, llamadas de clientes, compañeros, problemas técnicos.

Clasificaremos su impacto y su frecuencia.

Veremos que hay distracciones de bajo impacto, y de poca frecuencia, como una interrupción ocasional de un compañero para algo trivial.

Distracciones de bajo impacto y de alta frecuencia, como el spam en el email.

Distracciones de alto impacto y baja frecuenta, como una llamada inesperada y muy larga, que lastrará el resto de nuestra agenda.

Y distracciones de alto impacto y frecuencia recurrente, como por ejemplo largas reuniones a las que no deberíamos estar convocados.

 

Cómo combatir las interrupciones

Las interrupciones poco frecuentes y puntuales se puede analizar e intentar centralizar.

Las interrupciones frecuentes y recurrentes necesitarán un análisis y un plan de acción para intentar eliminarlas o minimizarlas lo máximo posible.

Algunos consejos para eliminar las distracciones tipo:

  • Elimina las notificaciones, seguro que tu sistema operativo tiene modos de concentración y de bloqueo de notificaciones.
  • Centraliza las notificaciones, hay aplicaciones que unifican todos los sistemas de mensajerías en una sola plataforma.
  • Domina tu pensamiento de zapping, seguro que puedes chequear el móvil, redes sociales, webs, con menos frecuencia y no pasa nada.
  • Aleja tu móvil, físicamente, dale la vuelta, quítale los datos, ponle sonido y aléjalo ¿Cada cuanto recibes una llamada realmente urgente?
  • Date de baja de las listas de correo no deseado en vez de borrar los emails cada día
  • Indica a la gente que te llamada tu disponibilidad de tiempo para esa llamada al comenzar, se conciso, invita a centrar el tema, y se cortés para indicar que no tienes más tiempo.
  • Indica de forma asertiva las reuniones en las que eres prescindible, y en las que pertenezcas intenta ayudar a centrar el tema, avanzar, y llegar a unas conclusiones.
  • Cuenta con algún elemento visual que indique a tus compañeros que estás en modo concentración y avísalos de que te respeten en ese tiempo.

 

Planificación del tiempo

Planificar significa tener un plan.

Quien tiene un plan tiene un objetivo claro, un premio, va a alcanzar algo que desea y eso siempre está bien.

Hay varias formas de planificar:

  • A largo plazo. Bloques muy generales, relacionados con la consecución de hitos importantes de proyectos.
  • A medio plazo. Avances importantes en nuestros objetivos, sientes que recoges el fruto de varias tareas continuadas.
  • A corto plazo. Donde se comienza, atacando los días y las semanas para alcanzar objetivos más amplios e importantes.

Mi experiencia me dice que si alguien se convierte en un ninja de la planificación a corto plazo, del día siguiente, de la semana en curso, ya nada se le resiste, e inevitablemente cualquier cosa que se proponga a medio y largo plazo lo conseguirá.
Si tenemos una planificación a medio y largo plazo, pero fallamos en el día a día, llegaremos a la fecha límite con estrés, problemas, y la sensación de no haber hecho nada.

La jornada laboral hay que planificarla.

No podemos meternos en ella sin saber lo que queremos obtener, será como entrar en una jungla llena de peligros y desprovistos de cualquier mapa o herramienta.

Las primeras horas del día son las que todo está más claro y despejado, nuestra mente está más lúcida, y seguro que podemos dedicar unos minutos a planificar lo que queremos conseguir.

Cuando imprevistos e interrupciones nos aborden, al menos podremos enfrentarlos a unas prioridades que tenemos marcadas y que son las que nos van a dar respiro y satisfacción.

La planificación semanal también es importante, al ser más densa lo mejor es encararla de una semana para otra.
El viernes tenemos la mente clara y con todos los temas pendientes todavía calientes, inlcuso el fin de semana es un momento de tranquilidad y aislamiento.
El lunes es momento de acción, no podemos estar una hora planificando con tranquilidad la semana que viene por delante.

 

Trabajo proactivo y trabajo reactivo

El objetivo último de la planificación antes nombrada no es otro que evitar encontrar en nuestra boca esa frase de…

Es que se me ha comido el día a día.

No, no lo hagas, cuando vaya a salir detente. Y si la dices fíjate como se frunce el ceño de la otra persona mientras piensa «qué mal se organiza».

Recuerda esto:

Trabajo reactivo: Es el que no tienes previsto. Llegas a tu puesto, abres el correo, empiezas a enfrentarlo, mientras la mañana se calienta y comienzan las reuniones y las llamadas sorpresa.

Trabajo proactivo: Es el que está planificado, el que cumple tus expectativas y alcanza tus metas.

Evidentemente en un entorno digital que se mueve rápido no podemos negarnos a según que tareas que se presentan de repente, pero es importante reflexionar sobre el porcentaje que dedicamos a cada una de estas maneras de trabajar.

 

Timificar

Recuerdo que hace casi 6 años cuando comenzamos con la agencia, teníamos la sensación de que algo raro pasaba con los proyectos y con el tiempo.

Decidí adoptar una corriente que se establecía en EEUU pero que en España todavía no era muy usual, que era timificar.

Parecía un rollo, básicamente es poner un contador a cada uno de los proyectos y clientes para los que trabajábamos, y a final de mes poner tener un análisis de todo el equipo.

Decidí implantarlo para 2 meses. Los resultados fueron tan buenos que ya llevamos años.

Efectivamente estábamos dedicando más tiempo a los clientes que menos pagaban pero que más exigían (y de peor manera), y por lo tanto despistando a los buenos tanto en ingresos como en carácter.

Esto duró muy poco tiempo. Hoy en día cuando esto sucede no puedo evitar sentirme satisfecho y pensar en esa gran defensa que tenemos ante esos clientes que se quejan gratuitamente a cambio de un esperado incremento de esfuerzo y de tiempo, aunque el proyecto vaya bien y se ajuste a lo remunerado, ellos gritan para obtener más. Eso a día de hoy ya no funciona.

Comenzamos timificando con Harvest. Vuelvas tus clientes, los proyectos que tienen, y el tiempo estimado que hay que dedicar. Además podrás poner un precio hora interno, extraer facturas basadas en tiempo de trabajo y mucho más. Comenzamos con él, y hoy en día sigue activo, además se puede integrar con gestores de proyectos de terceros como Asana.

Otra opción muy visual y buena para comenzar es Toggl, cuya versión gratuita es muy amplia.

Actualmente  nuestro gestor de proyectos (selfhosted) tiene la opción, pero timificar es tan importante que hemos creado un desarrollo personalizado integrado en el ERP y conectado a una plataforma de BI para tenerlo todo al dedillo.
Esto siempre despierta la curiosidad de muchos colegas del sector, si te interesa que hable más de ello próximamente, déjame un comentario.

 

Métodos de gestión del tiempo

Cuando ya estamos una buena planificación, que además va a cumplir unos requisitos medidos en un programa de timificación, y además estamos dispuestos a combatir las interrupciones, quedaría la parte de gestionar adecuadamente el tiempo para avanzar en la jornada.

Pomodoro: Concéntrate 20 minutos en una tarea, y descansa 5. Hay extensiones de Google Chrome que te pueden ayudar a ello. Yo tengo un reloj de arena en la mesa.

Horas de oro: Hay horas del día en las que tu mente trabaja mejor. No son las mismas para todos, unos necesitan presión, otros aislamiento, hay quien madruga, otros no lo aguantan. Encuéntralas.

El método POSEC: Divide esa gran tarea en menores acciones, priorízalas, organízalas, racionaliza enfrentando las peores

 

Como priorizar muchas tareas para un tiempo limitado

Priorizar tareas puede convertirse en la peor de las tareas.

Me hubiera gustado encontrar este cuadrante mucho antes de lo que lo hice, es la Matriz de Eisenhower:

Efectivamente luego la puedes adaptar a tu cauística, por ejemplo nosotros la tenemos adornada con las siguientes situaciones ¿El cliente pide un cambio estético o su web está inoperativa? ¿Estamos en fase de madurez o de lanzamiento?

 

Armas para optimizar tu tiempo

  • Saber decir que no.
  • Delega.
  • Eres monotarea, acéptalo, todos los humanos lo somos, a más líneas de atención, menos rendimiento en cada una de ellas, demostrado. A partir de 4 casi la inutilidad.
  • Esperar a que el problema se solucione solo.
  • No preocuparse tanto, pasamos 2 horas al día preocupados según un estudio.
  • Enfrenta tareas sencillas, que cuesten menos de dos minutos, en tiempo real, mientras te las cuentan.
  • Sé fuerte en las reuniones, obliga a que esté centrada y que avance a ritmo, cuando acabe lo importante, saluda y vete.
  • El orden te ayudará a trabajar mejor y más rápido. Escritorio limpio, tu nube organizada, accesos directos, marcadores, etc.
  • Usa los marcadores de importante, urgente y etiquetas de tu email apropiadamente.
  • Descansa, paséate, respira, a la vuelta trabajarás más y mejor que si no lo hubieras hecho.
  • Haz listados de tareas. Usa un papel, Google Keep, las notas rápidas de Windows, o Momentum.
  • Olvídate del botón derecho, usa atajos de teclado.

 

Este es un post de esos que dejas abiertos, como notas propias que ir ampliando, y en los que deseas que alguien te aporte más experiencias para añadirlas.

Yo he conseguido subir algunos niveles en la organización de mi tiempo y mi efectividad, pero ha sido con mucho tiempo y esfuerzo. Hay trabajos en los que la carga de tareas reactivas es muy alto, y no se peude evitar, pero en otros la planificación y gestión del tiempo significa más clientes, rentabilidad, o una diferenciación de los compañeros de cara a un ascenso.

Espero que te haya servido, no olvides compartir y recomendar 🤘

Ayudo a profesionales

y emprendedores

Únete a la comunidad suscribiéndote con tu email y sigue creciendo en marketing, management y productividad personal.

Ayudo a profesionales
y emprendedores

¡Hecho!