Tener problemas es normal.

Las personas son complejas, las situaciones son complejas, los clientes imprevisibles, las organizaciones y los métodos siempre son inflexibles, y los intereses de cualquiera de estas partes con las otras hace que surjan problemas.

Los problemas están pasa solucionarlos, si no tiene solución ya no es un problema.

Es parte imprescindible de un buen perfil profesional aprender a despersonalizar los problemas, actuar para solucionarlos y aprender de ellos.

Hace poco colgué de una puerta de paso en nuestra oficina la siguiente ilustración:

problemas en la empresa

Parece algo obvio, pero ¿Cuántas veces nos hemos visto enfrentados a compañeros por un problema, cuando los dos tenemos el mismo interés en resolverlo?

Hablemos de ello.

 

Los problemas

 

Un problema es una circunstancia que se interpone a nuestros intereses.

Es una cuestión discutible, y genera la necesidad de buscar una explicación o solución para poder avanzar.

Los problemas siempre van cargados de cierto riesgo, no sabemos si su impacto va a ser positivo o negativo, y el impacto que va a tener en las personas y organizaciones, e incluso si es un problema puntual, o recurrente.

Deberemos analizar dicho problema, evaluar su riesgo,

 

 

Qué actitud mantener hacia los problemas

 

Cuando surge un problema no debemos dejar que «pase la puerta» de nuestra mente. Debe quedarse fuera para poder analizarlo y enfrentarlo.

Si intenriorizamos un problema, si lo llevamos al terreno personal y dejamos que se mezcle y que influya en nuestro estado de ánimo, evidentemente nos va a condicionar, y provocarnos un estado de nervios y estrés que va a dificultar su resolución.

A veces los problemas son difíciles de resolver, podemos tardar mucho tiempo, incluso hay que dejarlos reposar para ver si la situación cambia tras el encontronazo, pero en todo caso la actitud que tenemos que mantener es de calma, y de proactividad, tener intención activa de analizarlo y querer resolverlo.

 

Métodos para resolver los problemas

 

Desde que hay historia de la humanidad, hay historias, leyendas, anécdotas, de como las personas se han enfrentado a diversos problemas y han llegado a soluciones, y han permanecido en el ideario de la sabiduría humana como ejemplo para poder solucionar problemas, como recurso.

Finalmente hoy disponemos de varios métodos para resolver problemas empresariales, y podemos agruparlos y listarlos para utilizarlos.

 

Métodos simples

Muchas veces los problemas tienen una fácil solución, esto lo sabremos evaluando su magnitud y analizando los recursos disponibles para poder crear la solución. Incluso la experiencia nos ayudará a llegar de forma rápida y efectiva a aun solución recurrente.
Para este punto será suficiente con identificar el problema y buscar la solución más evidente, que suele ser la más acertada.

Hay que tener en cuenta que un error muy común suele ser intentar llegar a una solución sencilla para un conflicto complejo, intentaremos dedicar el tiempo que haga falta, y evaluar el estado del problema haciendo recordatorios al poco tiempo para hacer seguimiento.

 

Métodos creativos

Son los métodos que una vez identificado el problema, pueden ayudarnos a encontrar ideas para solucionarlo, y además llevarnos a pensar los accionables a seguir para llegar desde el problema a la resolución.

La base es que muchas veces el mismo equipo que ha identificado el problema, está capacitado para dar una solución ¡Sin necesidad de nada más! Pero necesitan facilitar de alguna manera que salga esa solución.

Brainstorming, votación, metodologías gamificadas como Lego Serious Play, y otras dinámicas de grupo para resolución de problemas.

 

Métodos analíticos

Identificar el problema, analizar las causas, buscar las mejoras soluciones, planificar esas soluciones, implementarlas y evaluarlas. Desde un punto analítico significa realizar esto desde un punto de vista documental, basando en datos y en hechos pragmáticos que poder cuantificar.

 

Método 8D, 8 disciplinas para la resolución de problemas

Un método antiguo, complejo, orientado a sectores industriales, no es el más adecuado para problemas sencillos, pero podemos utilizarlo como inspiración.

Sigue trabajando en la identificación de problemas, análisis de las causas, y la implementación de soluciones.

Se centra en la detección de síntomas, un síntoma es la antesala de un problema.

Detectamos problemas cuando hay conflictos, tapones en la organización, insatisfacción, fricción.

  1. Este método implica la creación de un grupo o equipo para la resolución de esos conflictos, o incluso  ya problemas creados. Un grupo siempre es un recursos horizontal e integrador, cuando un CEO o una persona individual llega a una conclusión e impone una solución, puede que haya gente que no esté de acuerdo o que no le encuentre el sentido, trabajar en grupo es más costoso pero más integrador.
  2. Este grupo trabajará en una definición íntegra del problema, evaluando los factores de los que hemos hablado antes, impacto, recurrencia, etc.
  3. Se intentará aplicar una solución correctiva provisional para contener el problema cuanto antes.
  4. Se va a trabajar para identificar la causa raíz, y a partir de ahí trabajar en una solución más sólida.
  5.  Intentará llegar a una solución definitiva siempre teniendo en cuenta a las partes implicadas. Aquí entran en juego distintas disciplinas creativas y más complejas para poder llegar a la solución.
  6. Trabajaremos para limpiar toda la información e intentar llegar a la solución definitiva e implementarla.
  7. Evitar que el problema se repita. Documentando la solución, comunicándola y utilizándola, ya que muchas veces la falta de comunicación y el paso del tiempo hacen que caigamos en las mismas trampas.
  8. Celebrar el éxito. Es importante el reconocimiento al grupo que ha conseguido solucionar el problema, y este reconocimiento debe ser público en la empresa.

 

Pero ¿Qué ha causado el problema?

Casi todas las dinámicas parten de la identificación del problema.

La solidez de la solución sobre todo se basará en un entendimiento profundo del origen del problema, de las causas potenciales, hasta llegar a la causa raíz.

Si no identificamos la causa raíz lo que estamos haciendo es poner parches a las consecuencias del problema, y esto no será consistente.

Usa la técnica de los 5 porqués, se trata de preguntarte varias veces ¿Por qué? sobre cada respuesta que puedas darle al origen del problema, como tirando de un hilo que te lleva cada vez más profundo.

 

Implantar la solución

 

Si hemos llegado a una solución convincente y que parece sólida, tendremos que comprobarla, ponerla en práctica y observarla.

Puede que salgan soluciones paralelas, que el problema se ramifique, o que haya problemas a la hora de llevar la teoría a la práctica.

Igualmente una solución a veces implica cambios en la organización, recursos extra, formación, cambio en los plazos, etc.

Una vez implantado, comprobado, y consolidado, se documenta y se implanta hasta la mayor profundidad posible.

 

Prácticas tóxicas en la resolución de problemas en la empresa

 

Muchas veces la falta de formación y experiencia a la hora de resolver problemas hace que improvisemos, y actuemos en caliente y de forma improvisada en vez de una forma más meditada y estructurada.

Centrarnos en el ¿Quién?

En vez de enfrentarnos al problema nos centramos en el responsable y en sus reprimendas. Esto no va a solucionar mucho, ya que no va a generar soluciones, va a generar miedo y frustración.
Especialmente si hablamos de problemas empresariales, si hablamos de problemas individuales es otra historia.
La recomendación sería atacar el problema tal como hemos visto antes, y después asegurarse, en privado, de la interiorización de esa persona, y del resto, de la solución del problema.

Todos somos humanos, y no venimos con las soluciones a todo incorporadas de serie, se trata de aprender y mejorar, sobre todo cuando el terreno es inexplorado.

 

Buscar las soluciones individualmente

Trabajar a lo Kamikaze, responsabilizándose individualmente de encontrar una solución a un problema complejo puede ser una mala solución.

Trabajar en equipo sobre un problema hará que salga una solución consolidada, entendida, y consensuada.

Y es especialmente importante que trabajen sobre ellas las partes implicadas, que alguien ajeno quiera solucionar el problema de otro trabajador u otro departamento va a acabar en una alienación de la solución.

Hay un proverbio senegalés que dice «Para que un hombre le pueda cortar el pelo a otro, es conveniente que ambos estén en la misma habitación».

Si queremos tener impacto en otras personas y su forma de actuar, tienen que ser partícipes.

 

No interiorizar la solución en la organización

No documentar la solución, que esté disponible, presentarla al equipo, seguir su implantación y recordarla, hará que caiga en el olvido y que corramos el riesgo de caer en los mismos problemas, e incluso de tener que repetir el proceso de solución.

¿No tienes la sensación de estar solucionando ciertos problemas recurrentes de forma cíclica?

 

Espero que este contenido te haya sido útil, hay muchas más más maneras de solucionar problemas empresariales, y de soluciones estandarizadas, te animo a comentar, a escribirme, y colaborar en hacer este contenido más grande y completo.

 

 

Ayudo a profesionales

y emprendedores

Únete a la comunidad suscribiéndote con tu email y sigue creciendo en marketing, management y productividad personal.

Ayudo a profesionales
y emprendedores

¡Hecho!